Öffentliche Vereins-Kommunikation im digitalen Zeitalter

Das Wichtigste im Überblick

• Eine starke digitale Präsenz kann Vereinen viele Vorteile bieten; von Mitgliedergewinnung, über Flexibilität und Interaktion bis Analysedaten.

• Um langfristig digital erfolgreich zu sein, ist es essenziell, die eigenen Plattformen auf die Wünsche und Bedürfnisse der Zielgruppe zuzuschneiden und regelmäßig relevante Inhalte zu veröffentlichen.

• Durch eine vorausschauende Planung mit Hilfe eines Redaktionskalenders können ein konsistenter Online-Auftritt gewährleistet und Ressourcen optimal eingesetzt werden.

• SEO und Online-Anzeigen sind Werkzeuge, um die digitale Reichweite zu steigern. Mit SEO werden organische Ergebnisse erzielt, während für das Schalten von Ads eine Zahlung erforderlich ist. 

So profitieren Vereine von einer aktiven Online-Präsenz

Unser Alltag ist zunehmend von digitalen Aktivitäten geprägt. Ob es um Bankgeschäfte, ärztliche Beratung, die Kommunikation mit Familie und Freund*innen oder die Arbeit geht; Mobiltelefone und Laptops sind immer an unserer Seite. Warum sollte unser Vereinsleben hiervon ausgenommen sein?

Leider sind viele Vereinswebsites veraltet und Profile auf den sozialen Medien werden – wenn existent – oftmals vernachlässigt. Das Ergebnis: Unsichtbarkeit. In einer schnelllebigen digitalen Welt, die von Konkurrenz und zahlreichen Ablenkungen geprägt ist, ist unsere Aufmerksamkeitsspanne begrenzt, und wir finden schnell Alternativen. Ein konsistenter und ansprechender Online-Auftritt ist für Vereine daher von unschätzbarem Wert. Durch eine strategische Nutzung digitaler Plattformen können sie ihre Reichweite erhöhen und Botschaften gezielt verbreiten. 

Vorteile eines konsistenten Online-Auftritts

• Mitgliedergewinnung: Eine starke digitale Präsenz kann neue Mitglieder anziehen, indem sie Interessent*innen über die Vereinsaktivitäten informiert, Blicke hinter die Kulissen gewährt und den persönlichen Charakter des Vereins herausstellt.

• Öffentliche Sichtbarkeit: Durch Aktivität auf der eigenen Website oder Social Media wird der Verein in der Öffentlichkeit präsenter und erreicht ein breiteres Publikum.

• Effiziente Kommunikation: Digitale Plattformen ermöglichen eine unkomplizierte und einfache Kommunikation mit der Zielgruppe.

• Flexibilität und Aktualität: Digitale Inhalte können schnell erstellt und angepasst werden, um aktuelle Informationen effizient  zu kommunizieren.

• Interaktion und Netzwerk: Digitale Plattformen stärken die Gemeinschaft und das Engagement. Auch kann die Online-Präsenz das Netzwerken mit anderen Vereinen, Organisationen und potenziellen Sponsor*innen fördern.

• Individuelle Ansprache: Verschiedene digitale Kanäle ermöglichen es, unterschiedliche Zielgruppen gezielt anzusprechen und auf Augenhöhe zu informieren.

• Teilhabe: Wenn dein Verein seine Online-Präsenz barrierefrei gestaltet, trägst du dazu bei, dass möglichst viele Menschen gleichberechtigt am digitalen Leben teilnehmen können und erweiterst zudem deine Zielgruppe. Wie Vereine bei der Umsetzung barrierearmer Webauftritte finanziell unterstützt werden können, erfährst du in unserem Blogbeitrag über Fördermöglichkeiten für digitale Barrierefreiheit.

• Kostenersparnis: Online-Kommunikation ist oftmals kostengünstiger als traditionelle Methoden wie Printmedien und Postversand.

• Zugang zu Analysedaten: Digitale Plattformen bieten detaillierte Analysedaten über beispielsweise Social-Media-Interaktionen und Newsletter-Öffnungsraten. Diese können zur Optimierung der Kommunikationsstrategien genutzt werden.

Kanäle und Inhalte

Ob Website, Newsletter oder soziale Medien wie Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok und YouTube: Je nach individuellen Wünschen und Ressourcen gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, um als Verein im Internet aktiv zu sein. Dabei kann weniger durchaus mehr sein. Denn Masse ist nicht gleich Klasse. Gerade, wenn sich die digitale Präsenz deines Vereins noch im Aufbau befindet, solltest du genau überlegen, welche Plattformen relevant sind und dich darauf konzentrieren, wenige ausgewählte Kanäle mit qualitativ hochwertigem Inhalt zu bespielen. Dabei gilt die Devise: Der Mix macht's. Eine Kombination aus textlichen Beiträgen, Impressionen und Bewegtbild sowie Infografiken sorgt für Abwechslung und Interesse. 

Du benötigst Inspiration, um die digitalen Kanäle deines Vereins mit Leben zu füllen? Im Folgenden haben wir konkrete Content-Vorschläge zusammengestellt.

Ideen für Beiträge einer Vereins-Website

• Detaillierte Beschreibungen laufender und geplanter Projekte

• Daten und Trends zu Themen, die für den Verein und seine Mitglieder von Interesse sind

• Inspirierenden Geschichten oder Erfahrungen von Mitgliedern, Sponsor*innen oder Expert*innen

Ideen für Newsletter-Beiträge eines Vereins

• Ankündigungen aktueller Veranstaltungen und Vereinsaktivitäten 

• Fachartikel und Analysen zu neuesten Entwicklungen und Trends oder Meinungsbeiträge von Vereinsmitgliedern oder Gastautor*innen

• Exklusive Angebote für Neumitglieder und Vergünstigungen für bestehende Mitglieder

Ideen für Instagram-Beiträge eines Vereins 

• Einblicke hinter die Kulissen der Vereinsarbeit durch Fotos und Videos

• Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu Vereinsprojekten oder -aktivitäten

• Abstimmungen und Umfragen über zukünftige Projekte oder Veranstaltungen

• Fragen an die Community, um ihre Meinungen und Wünsche besser zu verstehen

Mit durchdachtem Konzept zum Erfolg

Um eine Online-Präsenz zu schaffen, die auffällt, begeistert und echten Mehrwert bietet, solltest du der Versuchung widerstehen, einfach loszulegen, sondern zunächst ein strategisches Konzept entwickeln. Keine Sorge, dies muss weder kompliziert noch unverhältnismäßig aufwändig sein. Nimm dir jedoch die Zeit, um einige grundlegende Fragen zu stellen und zu beantworten und deine Planung übersichtlich zu dokumentieren. Diese Vorarbeit wird sich auszahlen und dir später Korrekturen, Zeit und Nerven ersparen.

1. Ziel und Zielgruppe

Was genau möchte ich mit meinem digitalen Vereinsauftritt erreichen? Wen möchte ich ansprechen – und warum? Bevor es an die Erstellung von Inhalten für verschiedene digitale Plattformen geht, sollte der Zweck des Ganzen klar definiert werden. Das mag offensichtlich klingen, wird jedoch oft vernachlässigt, was zu einer unklaren oder inkonsistenten Kommunikation führen kann. Zudem erfordert die Pflege eines Online-Auftritts mehr als nur ein paar Minuten. Wer Inhalte ohne strategische Planung veröffentlicht, verschwendet wertvolle Ressourcen. Eine sorgfältige Zielgruppenanalyse ist besonders bei der Mitgliedergewinnung entscheidend, um effektive Kommunikationsmaßnahmen zu entwickeln.

2. Strategie

Ist die Zielgruppe definiert, kann ausgearbeitet werden, wie mit ihr kommuniziert werden soll. Es geht mit anderen Worten darum, eine Kommunikationsstrategie zu entwickeln. Dabei werden unter anderem Ton und Stil der Ansprache, der visuelle Auftritt und eine relevant Themenauswahl für kommende Beiträge definiert. Es sollte von Beginn an ganzheitlich gedacht und ein konsistentes Erscheinungsbild – auch über verschiedene Plattformen hinweg – sichergestellt werden.

3. Planung ist die halbe Miete

Sobald der kommunikative Rahmen steht, gilt es, ihn mit Inhalten zu füllen. Um die Übersicht zu behalten, vorausschauend zu planen und schnell auf Veränderungen reagieren zu können, empfiehlt es sich, einen Redaktionskalender zu erstellen. In diesem Plan sollte festgehalten werden, wann welche Inhalte auf welchen Kanälen veröffentlicht werden. Zudem sollte der aktuelle Status der einzelnen Beiträge vermerkt werden, sodass auf einen Blick ersichtlich ist, wo noch Inhalte fehlen, bei welchen Ansprechpersonen noch Material angefragt werden muss und welche Beiträge bereits veröffentlicht oder verschickt worden sind.

Welches Programm zur Verwaltung dieser Übersicht verwendet wird, ist dir überlassen. Es empfiehlt sich jedoch, mit einer Tabellen-Ansicht zu arbeiten. In den einzelnen Zeilen können über verschiedene Spalten hinweg alle relevanten Informationen für jeden Beitrag hinterlegt werden: etwa das Veröffentlichungsdatum, das Thema des Beitrags, das Medium oder die Plattform, auf der der Inhalt veröffentlicht wird, sowie Text, Grafiken und der aktuelle Status.

4. Umsetzung und Workflow

Gerade wenn die Arbeit im Verein auf freiwilliger, ehrenamtlicher Basis erfolgt, sind die zeitlichen Ressourcen für die Öffentlichkeitsarbeit oft begrenzt. Umso wichtiger ist es, bei der Erstellung eines Redaktionskalenders (siehe Punkt 3 weiter oben) eine klare Aufgabenverteilung zu etablieren und abzustimmen, wie der Arbeitsablauf gestaltet werden soll und wer die Inhalte vor der Veröffentlichung sichtet und freigibt.

Ein ganz wichtiger Aspekt ist eine realistische Einschätzung der vorhandenen Ressourcen. Dies betrifft sowohl die monatliche Anzahl von Instagram-Beiträgen oder Newslettern als auch die Qualität des Bildmaterials und die Nutzung verschiedener technischer Formate. Berücksichtige die Stärken deines Teams und plane entsprechend, damit niemand unter Druck gerät und die Arbeit die gewünschten Qualitätsansprüche erfüllt.

SEO und Ads für mehr Sichtbarkeit

Möchte dein Verein seine digitale Reichweite steigern, können Suchmaschinenoptimierung (SEO) und Online-Anzeigen (Ads) effektive Mittel sein, um das Online-Engagement zu erhöhen. SEO zielt darauf ab, die Website in den organischen (also nicht bezahlten) Suchergebnissen von Google möglichst weit oben erscheinen zu lassen. Dies wird durch die Nutzung relevanter Keywords, qualitativ hochwertigen Content und eine benutzer*innenfreundliche Website-Struktur erreicht. Zusätzlich oder alternativ kann Publikum durch bezahlte Online-Anzeigen angesprochen werden. Plattformen wie Google Ads und Social-Media-Werbung ermöglichen es Vereinen, durch effektive Segmentierung und Personalisierung ihrer Kommunikation Zielgruppen basierend auf demografischen Merkmalen, Interessen und Verhaltensweisen gezielt zu erreichen.

Fazit: So werden Vereine digital wahrgenommen

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, um als Verein online sichtbar(er) zu werden. Der Auf- oder Ausbau der eigenen Website und Social-Media-Profile ist ein guter erster Schritt auf dem Weg zu einer besseren Onlinepräsenz. Denn dort suchen interessierte Nutzer*innen als erstes nach Informationen. Gefällt der Auftritt, kommen Besucher*innen gerne wieder. Daher ist es essenziell, auf den eigenen Plattformen kontinuierlich qualitativ hochwertige Inhalte zu veröffentlichen. 

Um auch User*innen anzusprechen, die deinen Verein noch nicht kennen, können SEO und Online-Anzeigen zusätzliche Mittel sein, um digital sichtbarer zu werden. Welche Maßnahmen sich im Einzelfall am meisten lohnen, hängt von den individuellen Ressourcen sowie der digitalen Ausgangssituation deines Vereins ab. Lass dich  am besten von einem professionellen Unternehmen im Bereich Online-Kommunikation beraten, um ein passgenaues Konzept für deinen Verein zu entwickeln.